¿Qué es un archivo CSV?: guía de uso y beneficios

Un archivo CSV es una extensión o tipo de archivo de uso muy común cuando hablamos de hojas de cálculo como los archivos de Excel. Incluso los programas de software que no tienen nada que ver, como una aplicación de hoja de cálculo ofrecerán con frecuencia un archivo CSV como archivo de salida para descargar un conjunto de datos, como un informe de resultados, acciones o contactos. ¿Por qué? Porque los CSV son muy fáciles de editar y compartir.

En este artículo, profundizamos en qué es (exactamente) un archivo CSV, cómo se usan en diferentes tipos de aplicaciones de software, y cómo editarlos, crearlos e importarlos.

Tabla de contenido:

  • ¿Qué es un archivo CSV?
  • Los tipos de software que utilizan el formato de archivo CSV
  • Beneficios de los archivos CSV
  • Cómo abrir y editar un archivo CSV
  • Cómo crear un archivo CSV
  • Cómo importar un archivo CSV
  • Otros formatos de archivo utilizados para hojas de cálculo (además de CSV)

¿Qué es un archivo CSV?

Un archivo CSV se refiere a la extensión de archivo CSV, es decir, cualquier archivo que termine en «.csv». Esta extensión de archivo significa «archivo de valores separados por comas»(Comma Separated Value) y es una de las salidas más comunes para cualquier programa de hoja de cálculo.

El archivo de valores separados por comas significa que los datos se ingresan realmente como datos separados por comas. La aplicación de hoja de cálculo convierte esos datos separados por comas en celdas en tablas y columnas para facilitar su lectura y edición.


En Windows, puedes dar clic en cualquier archivo para ver una vista previa en la carpeta del explorador de archivos a la derecha de su pantalla. Si hacemos clic en un archivo CSV de Excel, en realidad lo que veremos es como se ve de detrás de escena: un desorden de datos separados por comas. Gracias a Dios y Bill Gates por programas como Microsoft Excel y Google Sheets, que hacen que estos datos sean mucho más manejables que solo un bloque de texto, aparentemente desordenado.

Los tipos de programas que utilizan el formato de archivo CSV

Existe una amplia variedad de programas que utilizan el formato de archivo CSV. Las dos formas más comunes en que se usaría un archivo CSV son para ingresar y generar un flujo de datos. En el lado de la entrada, el archivo CSV se importaría para traer datos que se utilizarán dentro del programa de software que vamos a usar. En cuanto a la función de salida, un archivo CSV es una salida común para que un usuario de un determinado programa pueda editar y compartir fácilmente un informe de archivo CSV o un conjunto de datos.

Para comprender mejor la forma en que el software utiliza los archivos CSV, echemos un vistazo a algunos ejemplos.

Casos de uso común para importar archivos CSV

Una de las razones más comunes para importar un archivo CSV en el mundo profesional y empresarial es cargar una lista de contactos de clientes. Puede hacer esto si se agrega un nuevo programa para el manejo del marketing por correo electrónico como Active Campaign.

Dashboard de Active Campaing

Otro programa que necesita que se cargue una lista de contactos de clientes sería un CRM como Hubspot o Nutshell. O un programa de marketing de referencia como GrowSurf que también podría necesitar que subas clientes. Puedes usar los datos para agregarlos a tu programa de referencia para que puedan generar un enlace de referencia único para compartir tu negocio con tus amigos.

Por supuesto, existen otros tipos de datos que puedes cargar en un programa además de las listas de clientes. Por ejemplo, si es una empresa de comercio electrónico, es posible que debas cargar una lista de los SKU de tus productos en un sistema de administración de inventario o en un programa de cumplimiento de pedidos.

Casos comunes para exportar archivos CSV

Muchos programas de software no solo permiten usar archivos CSV, sino que también los generan. Un archivo CSV es un formato de exportación común porque es muy reconocido y se usa ampliamente. 

Su simplicidad y fácil uso y creación, lo ha llevado a ser adoptado por tantos programas que pocos programas quieren usar un formato de archivo diferente cuando se trata de exportar datos de hojas de cálculo. Algunos programas te darán la opción de CSV o PDF, como el generador de informes personalizados Gusto, pero cuando se trata de datos de hojas de cálculo, lo más común es una exportación CSV.

Plataforma de Gusto

Beneficios de los archivos CSV

¿Por qué utilizar archivos CSV? Demos una mirada a los beneficios más importantes.

  • Ampliamente adoptado por otros usuarios- es probable que otras personas dentro de tu empresa u organización estén acostumbradas a usar archivos CSV. Lo más importante es que este tipo de archivo no es exclusivo de Mac o PC, sino que puede ser utilizado por cualquier dispositivo de escritorio y cualquier sistema operativo. 
  • Fácil de organizar y editar- los archivos CSV son editables y los cambios no están bloqueados, a menos que, por supuesto, un usuario bloquee un determinado conjunto de celdas para que no se puedan editar. La buena noticia es que, a diferencia de las descargas en PDF de datos de hojas de cálculo, los CSV se pueden cambiar más adelante. 
  • Utilizado por muchos programas de software empresarial diferentes– muchos tipos de programas de software empresarial dependen de las importaciones de CSV para incorporar los datos del usuario. Al mismo tiempo, muchos programas tienen archivos CSV como salida principal para los informes.
  • Utilizado por las principales aplicaciones de hojas de cálculo- cuando usa archivos CSV, puede editarlos y crearlos en Microsoft Excel o Google Sheets.

Cómo abrir y editar un archivo CSV

Microsoft Excel es la aplicación de hoja de cálculo más utilizada para abrir y editar archivos CSV. Puedes descargar un archivo CSV desde muchos programas de software. Si tienes Microsoft Excel instalado en tu computadora, tu computadora lo usará automáticamente como tu aplicación de hoja de cálculo. Entonces, después de descargar el archivo CSV, simplemente haz doble clic para abrir el CSV en Excel. Si ya lo tienes en una carpeta de archivos, simplemente haz doble clic para abrirlo. 

Para editar cualquier dato, simplemente haz clic una vez en esa celda. Puedes editar el contenido de la celda directamente en esa celda o en el área denominada fx, que significa «Funciones de Excel«. En esta área, puedes escribir caracteres y texto estándar, o escribir las funciones y fórmulas que desees utilizar.

Cómo crear un archivo CSV

¿Desea crear un archivo CSV completamente nuevo? Así es cómo se hace. 

Abre Microsoft Excel y guarda un nuevo archivo como CSV. Luego puedes editarlo y se continuará guardando como un CSV cada vez que hagas clic en guardar.

La forma más común de comenzar es crear los títulos de las columnas. Supongamos que deseas crear una lista de la información de contacto de las personas de tu equipo. Puedes crear una columna para los nombres, otra para los apellidos, otra para los números de teléfono y otra para las direcciones de correo electrónico.

Cómo importar un archivo CSV

Hay miles de programas de software que utilizan archivos CSV. El proceso de importación de CSV difiere ligeramente para cada uno, pero debido al consumo masivo de la tecnología empresarial, incluso los programas comerciales deberían tener funciones de importación de CSV fáciles de usar.

La mayoría de los importadores de CSV siguen este proceso:

  1. Selecciona el archivo que deseas cargar- desde tu computadora, selecciona el archivo CSV correcto que deseas importar a tu programa o aplicación preferida. 
  2. Haz coincidir las columnas con los campos correspondientes – el siguiente paso es hacer coincidir los encabezados de tus columnas CSV con los campos de datos utilizados y comprendidos por tu programa.

Es un paso clave para asegurarse de que tus datos CSV importados sean utilizables. Corregir cualquier error – Un importador de CSV de calidad debería poder darte explicaciones muy claras en caso de que algo salga mal. De esta forma, puedes editar los datos y volver a intentar la importación. Sin detalles sobre los problemas de importación de CSV, es muy difícil para los usuarios saber cómo solucionarlos. Desafortunadamente, muchos programas de software carecen de importadores CSV de calidad que brinden solución de problemas.

Otros formatos de archivo utilizados para hojas de cálculo (además de CSV)

Además de los archivos CSV, existen algunos otros tipos de formatos de archivo que pueden ser leídos y comprendidos por programas de hoja de cálculo, o pueden usarse para descargar conjuntos de datos desde un programa de hoja de cálculo.Cuando trabaja en Google Sheets, puede descargar el archivo en algunos formatos diferentes, además de CSV:

  • Microsoft Excel (.xlsx)
  • Formato OpenDocument (.ods)
  • Documento PDF (.pdf)
  • Página web (.html)
  • Valores separados por tabuladores (.tsv por sus siglas en ingles)
Google Sheet

En cuanto a Microsoft Excel, hay incluso más formatos de archivo disponibles para guardar y exportar datos de su hoja de cálculo (además de CSV):

  • Libro de Excel (.xlsx)
  • Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm)
  • Libro de trabajo binario de Excel (.xlsb)
  • Libro de Excel 97-2003 (.xls)
  • Datos XML (.xml)
  • Página web de un solo archivo (.mht o .mhtml)
  • Página web (.htm o .html)
  • Plantilla de Excel (.xltx)
  • Plantilla de Excel habilitada para macros (.xltm)
  • Plantilla de Excel 97-2003 (.xlt)
  • Texto delimitado por tabulaciones (.txt)
  • Texto Unicode (.txt)
  • Hoja de cálculo XML 2003 (.xml)
  • Libro de trabajo de Microsoft Excel 5.0 / 95 (.xls)
  • Espacio de texto formateado con delimitado (.prn)
  • Texto en Macintosh (.txt)
  • Texto Ms-DOS (.txt)
  • CSV Macintosh (.csv)
  • CSV MS-DOS (.csv)
  • DIF (.dif)
  • SYLK (.slk)
  • Complemento de Excel (.xlam)
  • Complemento de Excel 97-2003 (.xla)
  • Documento PDF (.pdf)
  • Documento XPS (.xps)
  • Hoja de cálculo XML abierta estricta (.xlsx)
  • Hoja de cálculo de OpenDocument (.ods)
Microsoft Excel

Los archivos CSV son populares por una razón. Son simples, minimalistas y ampliamente aceptados y utilizados por muchos tipos diferentes de programas.

Cencilio es un importador de datos en Excel o CSV que puedes implementar en minutos, te ofrece total flexibilidad en la limpieza, validación de datos y diseño.

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